身為團隊的 HR ，工作中不免會有許多繁瑣耗時的工作，隨著 Chat-GPT 以及各種 AI 工具的進步，我們開始思考，該如何透過自動化來減輕工作負擔？我們的目標很簡單：減少重複性的行政工作，讓 HR 團隊能夠專注於更具策略性的任務。這不僅是為了提高效率，也希望能讓工作變得更有趣、更具挑戰性！

嘗試與 AI 協作的案例分享

AI 真的能幫忙嗎？答案是肯定的。我們首先嘗試了兩個應用情境，也取得了不錯的成果。

首先我們必須確立目標，訂定方向，才有辦法和 ChatGPT 協作，我們最常使用的工作軟體就是 slack + google workspace (+Google APP script) 的功能，所以期待做到流程改善，可以在這幾個軟體中完成，不要切換過多軟體，幫助維持工作的專注度。

案例一：履歷搜集自動通知

起源於近期公司希望能開拓更多外部合作對象，因此我們依照職能分類建置不同的 google 表單搜集履歷。在蒐集到履歷後，我要怎麼通知負責該職能的夥伴去看履歷呢？以往的做法就是人工通知，但我在想，能不能讓通知自動串接 slack，讓我不需要人工提醒呢？

於是我就開始和 ChatGPT 對話，請他教我如何撰寫 Google APP script 來達成通知自動化。這個過程僅花了我兩個小時的時間來對話及設定，後續卻可以節省了大量且瑣碎的人工通知時間。

改善前流程： 每次有新履歷進來，需要 HR 手動通知相關夥伴，無論是轉寄信件或是在 slack 提醒，都是繁瑣的過程。

改善後流程： 自動通知系統上線後，只要有新履歷，系統會自動在 Slack 中 tag 相關夥伴，不僅省時又即時！

案例二：驗證碼自動發送

另一個例子是驗證碼自動發送。我們的部分服務需要驗證碼來登入，但身為管理員的 HR 夥伴無論是正在忙碌中，或是可能休假，無法即時回覆，在經歷過幾次需求後，我就開始思考是否有解決的方法。因此這次一樣透過與 ChatGPT 對話，協助撰寫 Google APP script，當之後收到驗證碼信件時，系統會自動將驗證碼發送給到指定的 slack channel。這樣的設定不僅可以確保夥伴們在需求時間內看到驗證碼，也可以減少工作中的干擾，讓我們的心流不再被打斷。

改善前流程： 每次需要登入系統時，都要手動傳訊息通知管理員，並等待我們的回覆，一方面可能會耽誤到需求的時間，另一方面也會影響到夥伴正在專心的工作心流。

改善後流程： 驗證碼自動發送系統上線後，登入請求一發送，系統就能自動送通知到 slack channel 中，解放等待及回覆的時間！（如附圖）

案例三：與外部廠商合作將外包契約自動化分享

除了內部的自動化嘗試，有些較複雜的需求，我們則選擇與外部廠商合作，以 HR 團隊來說，有最明確需求的是外包契約的處理流程的自動化需求。透過 Google App Script，廠商田中系統成功協助建立了一個自動化出契約系統。這個系統讓我們從每份契約花費 30-40 分鐘處理，縮減到僅需 10 分鐘就能完成一份合約！

合作開始

我們發現，許多行政程序是可以自動化的。以往從出契約到寄出，每個步驟都需要人手動處理，平均每週會耗費至少四到八小時處理契約。我們與田中討論後，決定以 Google App Script 作為基礎，讓團隊夥伴在不大幅改變既有工作流程下，透過系統更快速地解決外部合作契約。現在，夥伴們只需填寫表單並按下按鈕，即可完成契約的生成與寄出。

系統建置成功

經過雙方合作與討論，我們成功地建置了這個自動化出契約系統。系統不僅僅是一個簡單的工具，而是我們工作流程的革新，徹底改變了我們的工作方式。現在，我們可以在 10 分鐘內生成一份合約，而不是每封契約從生成到寄出都需要人工建置。

成果

自從系統開始使用以來，出契約的工時平均降低了 70%，夥伴有更多時間專注於重要的業務事務，而不是被困於繁瑣的行政工作中。此外，我們的合約準確性也得到了顯著提高，減少了錯誤和疏漏的可能性。

田中系統也有寫一篇從他們角度的完整分享，請看這篇文章：契約書製作流程自動化，工時節省70%效率大提升

該如何判斷需要自動化的工作流程

那麼，如何判斷哪些工作流程需要自動化呢？以下是幾個我們團隊判斷的基準：

1. 重複性高的工作：
如果某個工作需要不斷重複同樣的操作，那麼它很可能適合自動化。像是履歷搜集和通知這類工作，就是因為其高度重複性，非常適合自動化處理。

2. 耗時的手動操作：
如果某個流程需要花費大量時間來手動操作，那麼自動化可以大大節省時間。例如，出契約的流程，以往每週需要花費四到八小時，但自動化後只需 10 分鐘。

3. 容易出錯的流程：
手動操作容易出錯，而這些錯誤往往會導致更多的工作量和時間損失。自動化能夠減少錯誤，提高準確性。

4. 影響效率的工作：
如果某個工作會影響整體效率，例如驗證碼的手動發送經常打斷工作心流，自動化可以幫助提高整體工作效率。

自動化四步驟判斷，就從現在開始吧！

如果你還在思考，該不該投入時間打造自動化系統，你可以夠過這四步驟判斷：

1. 確認需求
2. 評估如何達成
3. 評估要花多少成本
4. 預期 impact 為何

只要預期 impact 足夠，也認為可負擔需投入的資源，那麼就快加入測試的行列吧！

懷抱好奇的臺灣吧文化：AI/自動化學習之路

臺灣吧的文化中的懷抱好奇，一直以來鼓勵夥伴們：

➤不僅自學，也能與團隊分享共學成長。使個人和團隊都獲得提升。 
➤分享知識與資源，建立團隊的共同語言。
➤不等待被教導或被告知，勇於提問並理解需求。

團隊目前為止已經將 AI 應用在工作中的各個層面，這次 HR 團隊的介紹只是第一步！各個職能團隊的夥伴都有嘗試在工作中融入 AI 改善工作流程，之後我們也會繼續分享團隊的各種嘗試結果，如果你也從中有所學習，或是本身對自動化/AI 應用頗有心得，也都歡迎分享交流。

田中系統合作內容提供者：郁心 / 畢業夥伴
撰稿人：徐瑛蓮 Debby Hsu / 人才經理 Talent Manager